W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących wymaganych dokumentów należy skontaktować się z kancelarią notarialną.

Do wszystkich czynności wymagane są ważne dowody osobiste lub paszporty osób biorących udział w czynności.

Podstawowe dokumenty potrzebne do poszczególnych czynności:

a) sprzedaż, darowizna, zamiana gruntu:
- wypis z rejestru gruntów wydany przez Starostwo Powiatowe (w przypadku zakładania nowej księgi wieczystej wymagany jest dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjenj,
- zaświadczenie wydane przez Gminę dotyczące przeznaczenia działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
- jeżeli nieruchomość uległa podziałowi, bądź zmianie uległa jej powierzchnia potrzebny jest wyciąg z wykazu zmian gruntowy, a jeżeli podziału dokonał Wójt, także decyzja Wójta zatwierdzająca podział (decyzja niepotrzebna przy podziale nieruchomości rolnych na działki o powierzchni nie mniejszej niż 0,3000 ha),

b) sprzedaż, darowizna, zamiana lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość:
- zaświadczenie ze wspólnoty dotyczące stanu konta czynszowego,
- zaświadczenie z Urzędu Miasta o braku zameldowanych osób,

c) sprzedaż, darowizna, zamiana lokalu spółdzielczego:
- zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej,

d) testament – dane dotyczące spadkobiercy (imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia),

e) przyjęcie lub odrzucenie spadku – odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,

f) poświadczenie dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- numer PESEL spadkodawcy,
- dokumenty z Urzędu Stanu Cywilnego umożliwiające identyfikację spadkobierców ustawowych np.:

1. jeżeli dziedziczą z ustawy małżonek, syn i córka – odpis skrócony aktu małżeństwa dziedziczącego małżonka, odpis skrócony aktu urodzenia syna, odpis skrócony aktu urodzenia córki, a jeżeli córka pozostaje w związku małżeńskim – zamiast odpisu aktu urodzenia, odpis aktu małżeństwa,
2. jeżeli spadkodawca nie pozostawał w związku małżeńskim i nie miał zstępnych (dzieci, wnuków), to w takim przypadku dziedziczą z ustawy rodzice - wystarczy tylko skrócony odpis aktu zgonu zmarłego syna i PESEL,
3. jeżeli spadkodawca nie pozostawał w związku małżeńskim, nie miał zstępnych, rodzice nie żyją – w takim przypadku dziedziczy rodzeństwo i są wymagane dodatkowo: odpisy aktów zgonów rodziców i odpisy aktów urodzeń rodzeństwa (odpisy aktów małżeństwa osób, które zmieniły nazwisko),

g) pełnomocnictwo:
-  dane osobowe pełnomocnika,
- jeżeli ma być pełnomocnictwa związane z konkretną nieruchomością dla której prowadzona jest księga wieczysta – numer księgi wieczystej,

h) umowa majątkowa małżeńska np. intercyza:
- jeżeli umowa zawierana po zawarciu małżeństwa – odpis skrócony aktu małżeństwa, a jeżeli umowa zawierana przed zawarciem małżeństwa, nie są wymagane żadne dokumenty,

Dodatkowe dokumenty:

- zaświadczenie z urzędu skarbowego dotyczące uregulowania podatku od spadku lub darowizny - jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, darowizny (dokonanej od 1.01.2007), zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku,

- zaświadczenie z Urzędu Gminy o braku zameldowanych osób  w lokalu.
Sprzedający powinien wymeldować z lokalu wszystkie osoby w nim zameldowane. Notariusz na żądanie stron dokona czynności mimo braku takiego zaświadczenia, jednak dla ochrony praw kupującego dokument ten powinien być przedłożony, w celu uniknięcia długotrwałej procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem.